MAKALAH DATABASE HRIS

Oleh    : Putri Rakhma Widianti

Nim    : 11140345

STIE BANK BPD JATENG SEMARANG 2015

KATA PENGANTAR

    Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas mata kuliah hukum bisnis berupa makalah dengan judul “DATABASE HRIS” dengan sebaik mungkin.

    Saya berharap semoga makalah ini dapat memberi manfaat positif bagi penulis maupun para pembaca. Saya ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu saya dalam menyelesaikan makalah ini.

    Saya sadari bahwa makalah ini masih belum bisa dikatakan sempurna, oleh karena saya mohon maaf dan mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun guna menyadari kesalahan dan melakukan yang lebih baik.

           

   

                                Penulis,

PEMBAHASAN

PENGERTIAN HRIS

    HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel. Namun juga lebih kaku dengan turan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

1. Timely (tepat waktu)

2. Accurate (akurat)

3. Concise (ringkas)

4. Relevant (relevan)

5. Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan.

TUJUAN SISTEM INFORMASI HRIS

    Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama SISDM, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

KEGUNAAN SISTEM INFORMASI HRIS

    Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).

    SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

a. Persiapan

b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment

c. Seleksi tenaga kerja / Selection

d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

f. Jenjang karir

2. Pendidikan dan Pelatihan

    Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

    SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

Tahapan Kegiatan Manajemen Data

Program data entry

Pedoman data entry

Penerimaan kuesioner/hasil lab.

Pedoman coding (code book)

Pedoman editing

Editing & coding

Entry data (back up)

Penyimpanan kuesioner/hasil lab

Pedoman clening data

Cleaning data

Data siap analisis (back up)

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.

    Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.

MODEL HRIS

Model HRIS meliputi tiga subsistem input :

• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).

Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.

• Penelitian Sumber Daya Manusia.

Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh

Penelitian Suksesi (succession study).

Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).

Penelitian keluhangrievance studies)

• Inteligen Sumber Daya Manusia.

Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :

Inteligen Pemerintah

Inteligen Pemasok

Inteligen Serikat Pekerja

Inteligen Masyarakat global

Inteligen masyarakat Keuangan

Inteligen Pesaing

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :

• Subsistem Perencanaan Kerja.

• Subsistem Perekrutan

• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.

• Subsistem Tunjangan.

• Subsistem Benefit.

• Subsistem Pelapor Lingkungan.

PENGAPLIKASIAN SISTEM HRIS PADA PERUSAHAAN

    Contoh pengaplikasian HRIS pada perusahaan beras pandan wangi PT. Hasil Bumi Indonesia. Perusahan tersebut bergerak dalam bidang agribisnis terutama beras pandan wangi adapun komoditi-komoditi yang lainya berupa jagung, jahe, kacang tanah, kunyit dan lain sebahainya.

    Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja.

Persiapan

    PT. Hasil Bumi dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya posisi-posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :

Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (S1)

1. SI | Engineer Sistem Informasi | Informatika

2. NG | Staf Niaga | Teknik Elektro, Ekonomi Manajemen

3. KU | Staf Keuangan | Ekonomi Manajemen

4. AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs. Akuntansi

5. HM | Staf Humas | Fak. Ilmu Komunikasi, Fisip Komunikasi

Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (D3)

1. TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga Listrik | Teknik Elektro

2. TPD | Teknisi Pengolah Data | Informatika

3. PAS | Pelaksana Administrasi & SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen, Sekretariat, Informatika

4. PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi Manajemen

5. PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi Akuntansi

Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment

    Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT. Hasil Bumi menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut :

Persyaratan

1. Umum

- Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya

D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya.

- Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar.

- IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik.

- Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di PT PLN (Persero) di seluruh Indonesia.

- Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program rekrutmen/seleksi dan Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero).

- Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil untuk mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur.

- Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini.

- Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat.

Seleksi tenaga kerja / Selection

    PT. Hasil Bumi mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :

Seleksi administrasi.

1) General Aptitude test (GAT).

2) Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.

3) Wawancara.

4) Tes kesehatan.

Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

    PT. Hasil Bumi mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :

Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan dilaksanakan selama + 12 bulan meliputi :

1. Pembinaan Kedisiplinan.

2. Pengenalan Perusahaan.

3. Pembidangan.

4. On The Job training (OJT).

5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

PT. Hasil Bumi mencantumkan upah/gajih yang akan diterima oleh calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya.

Jenjang karir

Karena PT. Hasil Bumi merupakan PT milik swasta oleh karena itu jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan dalam bekerja dan juga dari prestasi-prestasi kerja karyawan yang telah diraih.

PT. Hasil Bumi juga menerapkan subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem informasi SDM seperti Riset SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan pelaporan lingkungan.

PENUTUP

KESIMPULAN

    Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Tujuan utama HRIS adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu dan mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model  HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.